Guide complet de la gestion des stocks

Vous reconnaissez le terme "gestion des stocks", mais vous n'êtes pas sûr de ce qu'il implique ou de la manière de procéder ? La gestion des stocks, ou contrôle des stocks, consiste à gérer correctement le nombre et le lieu de stockage des produits vendus afin d'éviter les pénuries et les livraisons erronées.

Cet article explique les principes de base de la gestion des stocks, de son objectif et de son importance aux défis et aux solutions pour les opérations de gestion des stocks.

Qu'est-ce que l'inventaire ?

Les stocks comprennent les produits vendus et stockés dans les entrepôts et autres lieux, et peuvent être considérés comme le stock d'une entreprise. Selon le secteur d'activité, ce qui est classé dans les stocks peut varier.

Plus précisément, dans le secteur de la vente au détail, y compris la grande distribution. Les stocks sont des "produits" qui ne sont pas exposés sur les étagères des magasins, mais qui sont stockés dans les arrière-boutiques ou les entrepôts. En outre, dans l'industrie manufacturière, les matières premières, les travaux en cours et les marchandises sont traités comme des stocks, chacun étant géré de manière distincte. Un autre exemple est celui des entreprises industrielles qui stockent stratégiquement des pièces détachées en vue de leur distribution, ce qui leur permet de répondre rapidement aux demandes de leurs clients. Les organismes de soins de santé peuvent stocker avec diligence les fournitures et équipements médicaux essentiels aux soins des patients.

En outre, les consommables tels que les fournitures de bureau qui ne sont pas destinées à la vente, mais dont les employés ont besoin pour générer des revenus, sont également traités comme des stocks. Un prestataire logistique tiers (3PL) stocke et gère de nombreux types de stocks pour le compte du client, garantissant ainsi des solutions de stockage sûres et organisées.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks consiste à réguler la quantité de stocks vendus par l'entreprise en fonction de la situation actuelle. Dans la pratique, les principaux objectifs de la gestion des stocks sont de "maintenir des niveaux de stocks optimaux" et de "maximiser les profits tout en minimisant le gaspillage des stocks".

Si la gestion des stocks est effectuée correctement, des problèmes tels que l'excès ou la pénurie de stocks ne se produisent pas, mais conduisent plutôt à des réductions de coûts et à une efficacité opérationnelle accrue. En réalité, il arrive que la gestion des stocks soit négligée, ce qui entraîne des opportunités de vente manquées en raison de ruptures de stock ou de stocks excédentaires, ainsi que des dépenses supplémentaires dues à la pression exercée sur l'entrepôt.

En résumé, la gestion efficace des stocks est une responsabilité essentielle pour toute entreprise et doit être abordée avec une attention méticuleuse.

Méthodes de gestion des stocks 

Les méthodes de gestion des stocks comprennent la gestion des emplacements, dans laquelle chaque produit est stocké sur une étagère spécifique ou dans un emplacement spécifique. Cette gestion s'effectue selon des règles définies par l'entreprise.

Par exemple, si les produits sont gérés sur des étagères, ils sont séparés par niveau, l'emplacement de stockage de chaque produit est fixe et les produits ne sont pas mélangés à l'entrée et à la sortie de l'entrepôt. Avec la gestion des emplacements, vous connaissez l'emplacement en rayon de chaque produit, ce qui signifie qu'il n'y aura pas de divergences avec les grands registres pour la gestion des stocks.

L'entreposage et la gestion des stocks : des termes différents

La gestion d'un entrepôt englobe toutes les opérations essentielles au bon fonctionnement de l'entrepôt, y compris la gestion efficace des stocks, des marchandises et des produits stockés dans l'installation, ainsi que l'affectation des employés aux différentes tâches.

L'objectif de la gestion des entrepôts est d'éviter les erreurs et les retards de livraison et de maintenir la qualité des opérations logistiques. La gestion des stocks, quant à elle, vise à améliorer la rentabilité en garantissant des inventaires précis, une affectation optimale du personnel et une gestion efficace des équipements.

Par conséquent, malgré la similitude de la terminologie, la gestion des entrepôts et la gestion des stocks ont des objectifs et des entités à superviser distincts.

Quel est l'objectif de la gestion des stocks ?

L'objectif de la gestion des stocks est de contrôler les ventes, de réduire les coûts de distribution et d'allouer efficacement les fonds. En mettant en œuvre des pratiques efficaces de gestion des stocks, les entreprises peuvent répondre aux demandes des clients en temps voulu, ce qui permet de réduire les opportunités de vente manquées et, en fin de compte, d'améliorer la rentabilité.

En outre, bien que la gestion des stocks entraîne des coûts de main-d'œuvre et de stockage, elle est essentielle pour atténuer les risques liés à des stocks excessifs et à des pénuries, ainsi que pour assurer une gestion précise des ventes.

Pourquoi la gestion des stocks est-elle importante ?

La gestion des stocks est importante car elle est directement liée aux bénéfices et à la situation de l'entreprise. L'accumulation de stocks excédentaires peut inonder votre entrepôt de marchandises, vous empêchant de stocker les stocks dont vous avez réellement besoin et, en fin de compte, entravant les ventes. En outre, la situation de l'entreprise peut se détériorer en raison de problèmes tels que des coûts de stockage élevés.

La gestion des stocks est d'une importance capitale, car même si vous réduisez les prix pour vous débarrasser des stocks excédentaires, cela ne se traduira pas nécessairement par une augmentation des bénéfices.

Difficultés liées à la gestion manuelle des stocks

Avant d'envisager l'automatisation et alors que les opérations sont encore manuelles, la gestion des stocks peut poser plusieurs problèmes.

Erreur humaine entraînant des inexactitudes dans l'enregistrement

Lorsque la gestion des stocks est effectuée manuellement, il est facile de commettre des erreurs dans l'enregistrement de la réception ou de l'expédition des marchandises ou des produits. Si une erreur est commise dans l'enregistrement des inventaires, les ventes peuvent chuter en raison de pénuries ou le gaspillage peut se produire en raison d'un surstockage, ce qui entraîne une baisse de la productivité.

Sur- ou sous-stockage dû à une mauvaise gestion

En cas de mauvaise gestion, le nombre de commandes passées est également affecté, ce qui entraîne un surstockage ou un sous-stockage. En conséquence, l'entreprise n'est pas en mesure de passer des commandes pour les produits nécessaires, ce qui entraîne une baisse des bénéfices en raison des ruptures de stock et des opportunités de vente perdues.

La localisation des marchandises peut prendre du temps

Lorsque les stocks sont reçus et expédiés, il n'y a pas d'endroit ou d'étagère où les stocks peuvent être organisés, ce qui rend difficile la localisation des produits stockés. Si la gestion de l'emplacement des stocks n'est pas correctement exécutée, l'efficacité peut être affectée car il faut beaucoup de temps et d'efforts pour localiser l'emplacement des articles stockés.

Incapacité de gérer le système en raison du manque de main-d'œuvre

Même si un système de gestion des stocks est mis en place pour améliorer l'efficacité, il se peut qu'il ne puisse pas fonctionner correctement en raison d'un manque de main-d'œuvre.

Par exemple, si le système est géré par un seul employé, il peut devenir trop personnalisé et les autres employés peuvent ne pas être en mesure de le gérer. Avant d'introduire le système, il est conseillé de bien réfléchir à l'affectation des employés et au fonctionnement du système.

Il est difficile de systématiser les opérations conventionnelles

Si l'on choisit de systématiser la gestion des stocks pour améliorer l'efficacité, il est essentiel de reconnaître qu'il n'est pas toujours possible de soutenir pleinement les opérations commerciales existantes. Le choix d'un système uniquement en fonction de son faible coût et de ses fonctions conduit souvent à une systématisation incomplète, ce qui a pour conséquence que certains aspects de l'entreprise ne sont pas pris en compte. Il est donc essentiel de sélectionner un produit qui s'aligne sur le flux d'activité unique de votre entreprise pour parvenir à une intégration complète du système.

Il existe une énorme quantité d'informations pour les décisions de gestion, et il est difficile de les récupérer. La gestion des stocks sert non seulement à gérer les produits, mais aussi à fournir des informations pour les décisions de gestion, car elle est liée aux ventes. En gardant un œil sur les données de gestion des stocks et en comprenant comment les produits se vendent, on peut réfléchir à la manière d'approcher les clients cibles.

Toutefois, plus le nombre de produits est important dans la gestion des stocks, plus l'information est récupérée, ce qui facilite l'utilisation de l'information pour les décisions de gestion.

Les procédures commerciales ne sont pas normalisées

Les opérations de gestion des stocks sont souvent effectuées manuellement et peuvent dépendre de personnes spécifiques, ce qui entraîne un manque de normalisation et une incohérence des procédures d'un employé à l'autre.

Si la personne responsable diffère selon la catégorie de produits, des problèmes ont tendance à se poser, comme le fait de ne pas pouvoir comprendre les détails du travail sans demander l'avis de la personne responsable. De même, si chaque employé a une procédure différente pour la même tâche, il est difficile de savoir à quoi se référer pour unifier les procédures de travail.

3 façons d'améliorer la gestion des stocks

Pour relever les défis de la gestion des stocks, il existe trois approches efficaces à considérer : l'application stricte des règles et des lignes directrices, la réalisation de contrôles réguliers des stocks et la mise en œuvre d'un système solide. Ces stratégies peuvent considérablement améliorer la précision, l'efficacité et l'efficience globale des processus de gestion des stocks au sein d'une organisation.

Faire respecter les règles et les lignes directrices

Si la gestion des stocks diffère d'un employé à l'autre, elle deviendra une tâche personnalisée et ne pourra pas être gérée correctement. Plus précisément, il faut décider où les produits sont stockés et gérer les emplacements afin de déterminer quels produits sont stockés où et en quelles quantités.

Si tous les employés respectent les règles de gestion des emplacements, l'efficacité de l'inventaire et le temps de recherche des marchandises s'en trouveront améliorés, d'où l'importance d'établir fermement les règles et de les faire respecter.

Effectuer des contrôles d'inventaire réguliers

Le calendrier des inventaires varie d'une entreprise à l'autre, certaines les effectuant à la fin du mois, de l'année ou de l'exercice fiscal.

En cas d'écart dans l'inventaire, il faut beaucoup de travail pour rechercher l'article ou vérifier les listes de prélèvement antérieures. Toutefois, plus l'intervalle entre les inventaires est court, plus les données et les comptages réels peuvent être gérés avec précision. En cas d'écarts dans les inventaires, il est plus facile d'identifier la cause première.

Des inventaires précis permettent d'éviter les commandes erronées et de commander les articles en temps voulu, en fonction des besoins. Pour améliorer la productivité, il est conseillé de procéder à des inventaires réguliers sur une courte période.

Mettre en place un système d'inventaire robuste

Un système de gestion des stocks vous permettra de suivre en temps réel le stockage des produits et l'état des expéditions entrantes et sortantes. Les systèmes de gestion des stocks comprennent des fonctions de listage des stocks, de gestion des réceptions/émissions et de liste de prélèvement pour vous aider à tenir un compte précis du nombre de produits en stock.

En outre, les systèmes de gestion des stocks facilitent le partage de l'état des stocks avec tous les employés, ce qui améliore l'efficacité du travail et réduit la fréquence des erreurs dues à des omissions. Certains systèmes de gestion des stocks peuvent ajouter des codes QR ou des codes-barres aux produits, qui peuvent ensuite être lus par un terminal pratique (terminal de collecte de données) pour une gestion efficace des stocks.

5 avantages de la rationalisation de la gestion des stocks

La rationalisation de la gestion des stocks et l'automatisation des opérations d'entreposage offrent des avantages tels qu'une productivité accrue et la possibilité de maintenir les niveaux de stocks sans surstockage ni sous-stockage. La section suivante fournit une explication détaillée de chacun des cinq avantages d'une gestion des stocks plus efficace.

1. Augmentation de la productivité

En rationalisant la gestion des stocks, il devient possible de raccourcir les délais d'expédition et de réduire les coûts de main-d'œuvre et autres, ce qui permet d'accroître la productivité tout en ciblant efficacement l'acquisition de clients. En outre, le fait d'avoir les bons produits au bon endroit permet d'éviter les erreurs d'expédition et de réduire la charge de travail liée au traitement des retours.

2. Réduction des stocks excédentaires

Lorsque les données d'inventaire et les comptages réels sont correctement saisis et gérés, le risque d'avoir des stocks excédentaires est réduit, ce qui permet d'éliminer les coûts inutiles. Pour éviter les stocks excédentaires, il est important de gérer correctement les stocks et de contrôler les inventaires.

3. Comprendre la situation dans l'entrepôt et prévenir les pénuries

Connaître l'état des stocks dans l'entrepôt permet d'éviter les pénuries et d'améliorer les ventes de l'entreprise. Plus précisément, si vous savez ce qui se passe dans l'entrepôt, vous serez en mesure d'éviter les pénuries, ce qui, à son tour, permettra d'éviter les pertes d'opportunités de vente et la mauvaise qualité des produits.

Les stocks enfouis sous d'autres produits peuvent être considérés comme manquants car ils sont difficiles à localiser, ce qui entraîne des pertes d'opportunités de vente et des dommages potentiels dus à un stockage prolongé.

4. L'élimination des déchets permet d'économiser de l'espace dans les entrepôts.

Si la gestion des stocks n'est pas en place, l'entrepôt peut être tellement rempli de marchandises qu'il ne reste plus d'espace pour le stockage. Néanmoins, une bonne connaissance de l'état de votre entrepôt peut vous aider à éliminer le gaspillage, à minimiser l'espace mort et à vous assurer que les produits dont vous avez besoin sont stockés à l'endroit approprié.

5. La qualité de l'inventaire est maintenue grâce à un stockage adéquat

La mise en œuvre de pratiques efficaces de gestion des stocks est essentielle au maintien de la qualité des produits. L'établissement de règles claires en matière de flux de travail, telles que "l'expédition des produits dans l'ordre du plus ancien au plus récent" et "le contrôle de l'exactitude des périodes de stockage", contribue à garantir le respect des procédures appropriées. Le stockage à long terme des stocks comporte des risques tels que la détérioration, l'accumulation de poussière et l'infestation par des insectes, ce qui nécessite une attention particulière. En outre, l'humidité et la lumière directe du soleil peuvent entraîner la détérioration des produits, d'où l'importance d'expédier les articles rapidement pour minimiser l'exposition. En donnant la priorité à ces mesures, la qualité des produits peut être préservée tout au long du processus de gestion des stocks.

5 façons de résoudre vos problèmes de gestion manuelle des stocks

Une gestion efficace des stocks nécessite une identification et une gestion claires des quantités de produits, des lieux de stockage et des conditions de stockage, le tout conformément à des règles prédéfinies. L'intégration d'un système de gestion d'entrepôt permet de minimiser les erreurs humaines et d'améliorer la qualité globale des opérations. Les cinq stratégies suivantes sont recommandées pour relever les défis de la gestion des stocks :

1. Créer des règles et une gestion rigoureuse

La clé de la gestion des stocks est de créer des règles adaptées aux méthodes opérationnelles de votre entreprise et de demander à vos employés de les respecter scrupuleusement.

Pour créer des règles et résoudre les problèmes de gestion des stocks, vous devez d'abord créer un manuel et organiser l'environnement de votre entrepôt. La première règle à établir est la gestion des emplacements, qui protège minutieusement l'emplacement des stocks et évite qu'ils ne soient mélangés lors de la réception et de l'expédition.

2. Mettre en œuvre un système de gestion d'entrepôt

Les systèmes de gestion d'entrepôt (WMS) sont dotés de fonctions de gestion des stocks qui, dans certains cas, ont permis de réduire le nombre de commandes erronées par rapport à la gestion manuelle.

En outre, la gestion de l'inventaire peut être effectuée simplement en attachant des codes-barres aux étagères et aux produits et en les lisant à l'aide d'un terminal pratique, ce qui rend le travail de préparation des commandes plus efficace. Si l'introduction d'un système de gestion d'entrepôt peut améliorer la rapidité et la qualité du travail des employés, on peut s'attendre à une augmentation de la productivité.

Cependant, les systèmes de gestion d'entrepôt présentent non seulement des avantages, mais aussi des inconvénients potentiels, tels que des coûts élevés, qui doivent être soigneusement pris en compte. Par exemple, les coûts d'installation, les coûts de fonctionnement et les coûts de main-d'œuvre pour systématiser l'inventaire actuel sont tous coûteux, c'est pourquoi le choix doit être fait en concertation avec le budget.

À long terme, l'introduction d'un système est efficace car elle tend à réduire les coûts de main-d'œuvre et les dépenses par rapport aux opérations manuelles effectuées par les employés. En outre, il existe plusieurs types de systèmes de gestion d'entrepôt ; il convient donc de tenir compte de deux éléments avant de faire son choix : les fonctions qu'ils offrent et leur adéquation avec votre flux de travail actuel.

Par exemple, si un système offre des fonctions de gestion des stocks mais n'est pas compatible avec un terminal pratique, sa mise en œuvre n'améliorera pas l'efficacité des contrôles de l'état des stocks. Il est donc essentiel de prendre en considération le système d'assistance disponible après la mise en œuvre. Il est conseillé de se renseigner sur le niveau d'assistance fourni pour résoudre les problèmes ou les difficultés susceptibles de survenir au cours du fonctionnement du système. La mise en place d'un support solide améliore donc l'efficacité globale et la réussite de la mise en œuvre du nouveau système.

3. Comprendre l'inventaire

Dressez une liste exhaustive et obtenez une compréhension claire de l'endroit où l'inventaire est stocké et de la quantité disponible. Il est préférable d'avoir accès à ces informations en temps réel, en particulier si la réception et l'expédition se font quotidiennement. Les écarts entre les données de gestion et les chiffres réels des stocks peuvent entraîner des excès ou des manques de stocks.

En outre, la gestion des stocks étant liée aux stratégies de vente et de gestion, une bonne compréhension des stocks permet d'éviter de rater des opportunités commerciales. La saisie manuelle des inventaires peut entraîner des erreurs humaines, c'est pourquoi il est important d'utiliser un système de gestion d'entrepôt ou un système de gestion des stocks pour assurer un suivi efficace et précis des stocks.

4. Préparation de l'environnement de l'entrepôt

Il est très important que l'entrepôt soit régulièrement rangé et propre. Un environnement d'entrepôt propre garantit que les employés se sentent bien dans leur travail et que la qualité des marchandises est préservée. Négliger le nettoyage et l'entretien de l'entrepôt peut avoir des effets néfastes non seulement sur la santé des employés, mais aussi sur la qualité des produits, car de mauvaises conditions environnementales peuvent entraîner une contamination.

Les infestations d'insectes peuvent également devenir préoccupantes si l'entrepôt n'est pas maintenu dans un bon état de propreté, ce qui peut entraîner une baisse de la qualité des produits et une perte de confiance de la part des clients.

5. Organiser les étagères et éviter que les stocks ne soient mélangés

Si les étagères peuvent être organisées, les produits peuvent être expédiés du plus ancien au plus récent sans être mélangés à d'autres produits, ce qui permet d'éviter les erreurs d'expédition tout en préservant la qualité.

Concrètement, la numérotation des étagères et la gestion des emplacements faciliteront le suivi de l'inventaire de chaque produit. Veillez également à sensibiliser vos employés au respect de la règle qui consiste à conserver les produits à un endroit fixe et, lorsque vous manipulez des produits pour les prélever, à ne pas les placer à des endroits aléatoires.

En gérant efficacement les stocks et en évitant les mélanges, il est possible d'économiser du temps et de la main-d'œuvre, d'améliorer la productivité et, en fin de compte, de réduire les coûts.

Conclusion

Dans cet article, nous avons décrit en détail la gestion des stocks. En résumé, la gestion des stocks consiste à maintenir un nombre approprié d'articles en stock pour les produits vendus, en fonction de la situation.

Négliger la gestion des stocks peut entraîner un surstockage ou un sous-stockage, avec pour conséquence des opportunités de vente manquées et des pertes liées à l'écoulement des stocks excédentaires. Une bonne gestion des stocks est essentielle pour éviter des problèmes tels qu'une baisse des bénéfices et de la productivité due à l'incapacité de mettre en œuvre des stratégies de gestion et de vente efficaces.

Par conséquent, pour gérer correctement les stocks, pourquoi ne pas essayer de mettre en place un système de gestion d'entrepôt ou un système de gestion des stocks afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle ? En outre, certaines entreprises proposent une gestion externalisée des stocks, ce qui vous permet de gérer les stocks même en cas de manque de main-d'œuvre.